Система бюджетного управления
Наше понимание проблем заказчика:
В процессе управления компанией, Вы и ваши сотрудники ежедневно вынуждены решать проблемы, связанные со сбором, анализом и подготовкой планово-отчётной информации для различных пользователей, в т.ч. вышестоящего руководства, акционеров, регулирующих госорганов:
1. Проблемы сбора информации из структурных единиц компании:
- Длительные сроки получения информации;
- Разный, недостаточный или избыточный уровень аналитики показателей одинаковых планово-отчётных форм;
- Разные названия у однородных по экономическому содержанию показателей и наоборот;
- Разные форматы представления одинаковых показателей, например: в одной форме показатель в строках, в другой - в столбцах;
- Многочисленные редакции поступающих планов и отчётов;
- Постоянный рост количества поступающих планово-отчётных форм.
2. Проблемы проверки достоверности и сопоставимости информации, поступающей из структурных единиц компании:
- Разные значения у одинаковых показателей в формах структурных единиц компании;
- Трудоёмкость проверки значений экономически взаимосвязанных показателей, например показателей форм: Капвложений, Доходов и Расходов, Движения денежных средств, Баланса;
- Противоречивость экономически взаимосвязанных значений показателей форм, например: выручка, поступление денежных средств и дебиторская задолженность покупателей;
- Отсутствие формализованных алгоритмов для проверки значений показателей форм, например: капитальные вложения, основные средства, амортизация;
- Технические ошибки исполнителей при переносе однородных показателей в разные формы.
3. Проблемы
подготовки планово-отчётной информации в требуемых пользователями разрезах, так как поступившая из структурных единиц компании информация часто имеет разный уровень аналитики, форматы представления и методику расчёта планово-отчётных показателей:
- Трудоёмкость переноса показателей в нужные конечным пользователям форматы, например: разный уровень аналитики и расположение показателей в формах структурных единиц;
- Недостаточность собранной информации для конечного плана или отчёта – запрос и ожидание дополнительной информации;
- Трудоёмкость консолидации неоднородных показателей, например: в разных форматах, с разными названиями, с разным экономическим содержанием, с разным уровнем аналитики;
- Трудоёмкость проверки корректности консолидации показателей, например: сверка внутренних оборотов по структурным единицам;
- Технические ошибки исполнителей при переносе однородных показателей структурных единиц для целей консолидации;
- Внесение корректив в конечный отчёт без изменения исходного отчёта, например: консолидированный показатель расходов по компании был скорректирован без изменения показателя расходов структурной единицы, предоставившей неточную информацию;
- Многочисленные редакции итоговых консолидированных планов и отчётов.
4. Проблему соответствия показателей стратегических и оперативных планов и отчётов.
Таким образом, большая часть Вашего рабочего времени уходит на решение одних и тех же текущих проблем, сводя к минимуму время, необходимое на анализ планово-отчётной информации и подготовку собственно управленческих решений.
Специалисты нашей компании имеют многолетний опыт успешного внедрения в крупные российские корпорации современных технологий планирования, контроля, анализа и готовы рассказать Вам и вашим коллегам о своей практике внедрения.
Мы готовы помочь Вам сократить до минимума рутинную работу, и высвободить время на анализ и собственно управление.
Наше понимание причин возникновения проблем:
1. Основная часть планово-отчётной информации структурных единиц компании поступает в виде форм, а не показателей, поэтому формирование отчёта для конечных пользователей и консолидация этой информации занимает значительное время.
2. Основная часть планово-отчётной информации структурных единиц компании не имеет сквозных алгоритмов расчёта и единиц измерения показателей планово-отчётных форм.
3. Основная часть планово-отчётной информации структурных единиц компании не имеет единых, взаимоувязанных (иерархических) справочников показателей планово-отчётных форм.
4. Плановая и отчётная информация структурных единиц компании часто несопоставима, в силу следующих причин:
— Равенства экономически неоднородных показателей:
- Затраты = Расходам = Выплатам;
- Элементы затрат = Статьям затрат;
- Расходы, Доходы = Платежам;
- Капвложения = Инвестиционной деятельности.
— Методического несоответствия алгоритмов формирования плановых и фактических показателей:
- Фактические показатели бухгалтерского или управленческого учёта по стандартам, плановые по «понятиям» - т.е. стандарты учёта + решения исполнителей;
- Фактические показатели бухгалтерского учёта по стандартам, управленческий учёт по «понятиям» - т.е. стандарты учёта + решения исполнителей.
5. Процесс формирования плановых и отчётных показателей регламентирован частично:
- Различные методы расчёта в каждой из структурных единиц как плановых, так и отчётных экономически однородных показателей.
6. Методика и регламент формирования стратегических и оперативных планово-отчётных показателей не увязаны друг с другом.
7. Процессы автоматизации процессов планирования, контроля и анализа системно не увязаны друг с другом:
- Некоторые из функциональных возможностей действующих или внедряемых в компании информационных систем дублируют друг друга;
- Работы по развитию идентичных функциональных модулей информационных систем выполняются параллельно, часто без согласования результатов этих работ;
- Процесс сбора, анализа и подготовки для конечных пользователей планово-отчётной информации, при наличии в компании информационных систем, по прежнему занимает большую часть времени сотрудников;
- Планово-отчётная информация, хранящаяся в идентичных функциональных модулях информационных систем, часто противоречива.
Наши предложения по решению проблем:
Технология решения:
Бюджетирование - технология реализации основных функций управления (планирование, контроль, анализ):
- Технология интеграции действующих функций управления бизнес-процессами и видами деятельности в систему планирования, контроля и анализа;
- Технология трансформации стратегических целей на уровень оперативных задач;
- Технология реализации единых методов и процедур управления.
Этапы внедрения технологии:
1. Интеграция действующих в компании функций управления бизнес-процессами в систему планирования, контроля и анализа.
2. Интеграция инструментов долго, средне и краткосрочного планирования:
3. Внедрение единых методов классификации и расчёта планово-отчётных показателей:
4. Обеспечение связи регламента и методики бюджетного процесса:
Результаты внедрения технологии:
Комплект взаимоувязанных методических документов:
2. Система взаимосвязанных инструментов для стратегического, средне и краткосрочного планирования, контроля и анализа деятельности компании:
3. Функциональные требования к информационной системе на основе разработанных и прошедших тестирование методических документов для целей автоматизации, с учетом выбранной Заказчиком системы.
Почему «ЦБА»:
- Системный подход к существующим в компании проблемам управления.
- Высокий уровень специализации проектной команды «ЦБА» по разработке и совершенствованию систем бюджетного управления для крупных российских компаний.
- Собственные, апробированные на проектах технологии разработки и совершенствования систем бюджетного управления.
- Многолетний проектный опыт работающих в «ЦБА» ведущих специалистов по разработке и совершенствованию систем бюджетного управления, например: разработанные ими методики в области совершенствования системы планирования, контроля и анализа внедрены в крупнейших отраслевых корпорациях России - ОАО «Газпром», ОАО «ФосАгро» (химический холдинг) и т.д.
Например: Проектный опыт работы специалистов «ЦБА» в ОАО «Газпром»:
Содержание:
1. Систематизация в соответствии с разработанными критериями дочерних и зависимых обществ, входящих в группу компаний Газпром, для целей выбора типа управления ими – директивного или целевого;
2. Формализация бизнес-процессов департаментов Головной компании ОАО «Газпром» для подготовки функциональных бюджетов и распределения бюджетных статей за конкретными подразделениями департаментов с учётом проведённой типизации дочерних и зависимых обществ, входящих в группу компаний Газпром;
3. Разработка расчётных моделей для планирования и контроля производственных (баланс нефтегазовых ресурсов), экономических и финансовых показателей на периоды 1 год и 5 лет:
- Mодели планово-контрольных показателей (KPI),
- Бюджетной модели с автоматическим получением 3-х итоговых форм - БДР, БДДС, Баланс.
5. Разработка регламента получения данных их учётных систем ОАО «Газпром» для формирования отчётности по исполнению планово-контрольных и бюджетных показателей по закрытию отчётного периода;
6. Создание унифицированных и взаимоувязанных справочников бюджетных форм (18 справочников: затрат, видов деятельности, продуктов и услуг, капитальных вложений, контрагентов и т.д.) для последующего создания базы данных в АСУ;
7. Создание инструкций по каждой из 60 бюджетных форм с описанием алгоритмов расчёта каждого из показателей, указанием источника/потребителя показателя и ответственного за его формирование подразделения;
8. Подготовка проектной документации, Технического Задания на автоматизацию разработанной методики;
9. Тестирование разработанных решений, обучение сотрудников и внедрение;
10. Работа с IT-компаниями на этапе выбора автоматизированной системы и внедрения методики.
Результаты:
- Разработанная методика прошла аудит компании «Ернст & Янг», и утверждена Правлением, в настоящее время компанией БДО Юникон выполняются работы по автоматизации методики на платформе SAP;
- Разработка концепции системы управления затратами и участие в подготовке от-раслевой методики калькулирования себестоимости по видам деятельности для интеграции в систему бюджетирования;
- Разработка методики и регламента планирования и учёта затрат на проведение геолого-разведочных работ для интеграции в систему бюджетирования.
